Örgütleme (teşkilatlandırma – organizasyon) yapılacak işin bölümlere ayrılması ve çeşitli bölümler arasındaki ilişkilerin saptanmasile, bu çeşitli bölümlere gerekli personelin yerleştirilmesidir. Bir araya gelen çeşitli gruplar arasında birçok sosyal ve biçimsel olmayan (şekli olmayan – informa!) ilişkiler ortaya çıkar ise de, organizasyon denilince hatıra söz konusu işlet-menin amacına ulaşması ve bu işletmenin yürümesi için düşünülen, planla-nan biçimsel (şeklî – formal) ilişkiler gelir.
Organizasyon kurmak bunun içinde insanları verimli bir halde çalıştırmak göründüğünden zor bir iştir. Bu amaca ulaşmak için iki iş yapılır:
1— Organizasyonun biçimsel yapısı saptanır.
Bu amaçla organizasyon şemaları çizilir. İşlerin ne şekilde yapılacağına dair diyagramlar hazır-lanır. Organizasyon şemalarında saptanmış bölümlere = dairelere (yönetim birliği), bu dairelerde yapılacak işleri (işlev – fonksiyon) gösterecek isimler verilir. Bu dairelerin yönetiminde bulunanların yetkilerinin sınırları ve bunların kimler olduğu, her biri arasında koordinasyon (uyum) ve haberleşmenin nasıl temin edileceği saptanır. Bütün bu konular ileride daha ayrıntılı bir şekilde ele alınacaktır. Organizasyonun bu düzenlemesine biçimsel (formal) organizasyon denir.
Bu amaçla organizasyon şemaları çizilir. İşlerin ne şekilde yapılacağına dair diyagramlar hazır-lanır. Organizasyon şemalarında saptanmış bölümlere = dairelere (yönetim birliği), bu dairelerde yapılacak işleri (işlev – fonksiyon) gösterecek isimler verilir. Bu dairelerin yönetiminde bulunanların yetkilerinin sınırları ve bunların kimler olduğu, her biri arasında koordinasyon (uyum) ve haberleşmenin nasıl temin edileceği saptanır. Bütün bu konular ileride daha ayrıntılı bir şekilde ele alınacaktır. Organizasyonun bu düzenlemesine biçimsel (formal) organizasyon denir.
2— Organizasyonu verimli hale getiren ikinci bir etken, organizas-yondaki insanlar ile ilgilidir. İnsanlar makina değildir. Bunları çalışmaya özendirmek (teşvik etmek) veya iyi çalışmayı temin edecek şekilde çalı-şanlara işi, organizasyonu benimsetmek gerekir, insanların içinde bulun-dukları ortama ve birbirlerine karşı çok değişik tepkileri vardır. Bunlar ba¬zen organizasyonun başarısı, bazen de organizasyonun işlemeyişi amacı ile çeşitli çabalarda bulunur. İnsanları makinalar gibi plan ve programlayanlayız. Her çeşit programlamaya karşı insanların tepki gösterebileceği ha¬tırdan çıkarılmamalıdır.
Organizasyonda insan unsurunun önemi bu kitabın iki konusundan biri Diğer konu biçimsel organizasyondur.
İnsanların beraber çalışmasını düzenleyen organizasyon, bu insanların bulundukları doğal şartlar, teknik bilgi, sosyal şartlarla sınırlanmıştır. Her ne kadar organizasyon bir bakıma beraber çalışmanın kuralları anlamına gelirse de, mevcut doğal şartlar, teknik bilgi ve sosyal şartlar içinde söz konusu kurallar uygulanacak ve bir yapı (strüktür) kurulacaktır. Organizas¬yonlar kurulurken doğal şartlar, teknik bilgi ve sosyal şartlar göz önünde bulundurulacaktır. Soruna bu açıdan bakılırsa organizasyon teknik bilgi, doğal şartlar ve sosyal şartlardan en iyi bir şekilde yararlanma anlamına gelebilir.
Örgüt (teşkilat) küçük ve büyük her işletme için önemlidir ve vardır. Biçimsel organizasyonun önemini bazı işadamları küçültür. Denilmektedir ki, örgüt ne olursa olsun, personel iyi seçilmiş ise, işler yürür. Diğer taraftan bazı iş adamları, iş süresinde karşılaştıkları zorlukların çoğunun or-ganizasyon bozukluğundan ileri geldiğini söyler: İyi bir organizasyon saye-sinde enerji ve emek tasarrufu elde edildiği gibi, türlü kargaşalıklar ve hoş-nutsuzluklar en düşük düzeye iner ve herkesin işini istekle yapması ortamı yaratılır. Bir yönetici yapacağı işin, yöneteceği işlerin ne olduğunu, kimin ona yardım edeceğini, kime karşı sorumlu olduğunu, kimin kendine karşı sorumlu olduğunu bilmeksizin verimli olamaz. Aynı şekilde, içinde bulun-duğu örgütün yapısını, bu yapıda kendi yerini ve diğer yöneticilerle olan ilişkileri ve haberleşme yollarını bilmelidir. Örgütleşme sayesinde çeşitli işlevleri yapan kişiler arasında zorunlu ve istenen ilişkiler ortaya çıkar. Örgütleşmiş bir çaba, koordine edilmemiş (uyumlu bulunmayan) kişisel ça-baların toplamından daha fazla bir şey sağlar.
Organizasyon dinamik bir karakterde olmalıdır. Dün, iyi ve en verimli olan organizasyon, değişen ihtiyaçlar sebebiyle bugün bir işimize yarama-yabilir. Bu bakımdan organizasyonu daima gözden geçirmek gerekir.
Bir organizasyon kurarken şu aşamalardan geçmek gerekir.
Çabanın ne olduğunu saptamak. Herhangi bir örgüt şekli bütün işler ve amaçlar için iyi sonuç vermeyebilir. Bu bakımdan amacın ne ol-duğunu bilmek gerekir.
Amaca ulaşmak için gerekli işlevlerin (fonksiyonların) saptanması. İşlevler nedir?
Fonksiyonların pratik üniteler halinde gruplanması. Birbirine ben-zeyen fonksiyonlar aynı grup altında
toplanacaktır. Örneğin reklâm, piyasa analizi vb. pazarlama dairesinde; satın alma, üretim, kontrol vb. üretim dai-resinde toplanır. Veya üretilen malların nev’ine, üretim yöntemine, kullanı¬lan tesislere vb. göre dairelere ayırma yapılır. Her gruptaki fonksiyonların önemi saptanır.
Her fonksiyon veya fonksiyon grubu için yapılacak görevleri ve bunu kimin yapacağını saptamak. Böylece yapılacak iş belirtilmiş olur vo bu işi yapacak kimse ne yapacağını kesinlikle bilir. Aynı zamanda çeşitli iş ve dairelere isimler verilir.
Her iş için bu işi yapabilecek personelin seçilmesi. İşlerin ne ol-duğu iyice saptanınca, bunları yapacak personeli bulmak bir ölçüde kolaylaşır.
Seçilen personelin seçildikleri işi yapmalarım ve bunları benim-semesini temin etmek. Seçilen personel işletmenin amaçlarım bildiği oran¬da benimseme kolaylaşır.
İnsanların beraberce iyi-verimli bir şekilde çalışmasını temin eden me-kanizma veya yapı (strüktüre) «organizasyon» denir. Organizasyon yalnız işletmelerin değil, aynı zamanda beraberce yaşayan her insan topluluğunun gerekli olan bir mekanizmasıdır.
Her organizasyonun üç temel prensibi vardır:
İş bölümü: Yapılacak işlerin bu işleri yapacaklar arasındaki bö-lünmesi ve herkesin farklı bir iş yapmasına «iş bölümü» denir. İş bölümü, uzmanlaşmaya olanak verdiğinden insanların verimini artırır.Beraberce çalışan insanların çabalarının aynı amaca yöneltilmesini temin edecek bir otoriteye ihtiyaç vardır. Bu otorite bulunmadığı taktir¬de herkes istediğini yapar, istediği gibi, istediği zaman çalışır.Müşterek çalışanların, çabalarının koordine edilmesi, diğer bir tabirle birbirini tamamlayacak şekilde ahenkli (uyumlu) bir hale getirilmesi gerekir.İşte kısaca organizasyon, bu üç ilkenin uygulanmasından başka bir şey değildir.
Bir organizasyon kurarken, bu organizasyonda çalışacak insanların çabalarını ortak amaç yönünde birleştirmek için iki yöntem kullanılabilir:
Otorite, emir, sıkı disiplin ve gözetleme ile organizasyonun işle¬yişi sağlanabilir. Kurallara uymayanlar şiddetle cezalandırılır. Askeri yöne¬timin esası budur. Astlar üste mutlak olarak itaat etmek (uymak) zorun¬dadır.
İşletme yönetimi ve organizasyonun başladığı yer otoriter yöne-timdir. Bu sistemin gelişmesiyle sorumluluk ve yetki ilişkileri ortaya çıkmıştır ve her ast, üstün verdiği sorumluluk ve yetkiyi kavrayarak, işletme İçinde bilinçli bir varlık haline gelmiştir. Üst ve ast arasındaki ilişki otorite vıı (llnlpllntı değil, sorumluluk ve yetkiye dayanmaktadır.
İyi bir organizasyonun temin ettiği yararlar şöyle özetlenebilir:
Yönetim kolaylaşır. İyi bir organizasyon, yönetimi ve yöneticinin işini kolaylaştırır. İyi bir organizasyon bulunmadığı takdirde işletmenin ha-yatta kalabilmesi ile ilgili birçok işlerin yapılmadığı görülecektir, özellikle planlama işi ancak iyi bir organizasyon içinde mümkün olabilir. İşletme için-de yapılan fonksiyonların ahenkli – tutarlı bir hale getirilmesi yani koordi-nasyon, daha önceden çizilmiş bir organizasyon yapısı mevcut bulunmadığı taktirde gerçekleştirilemez. Çok önemli bazı fonksiyonların ihmal edilmeleri (bırakılmaları) organizasyon bozukluğu sebebiyledir. Bir kişiye gereğinden fazla iş verilmesi, keza organizasyonun iyi olmamasıyla ilgilidir. Çok defa yüksek düzeyde bulunan yöneticiler önemsiz işler ile ilgilenmek zorunlu-luğunda kalır. Bu da organizasyon bozukluğu ile ilgilidir. Günlük işler bu çeşit yöneticileri o derecede meşgul eder ki, uzun süreli planlama işlerine vakit kalmaz. İşletmeler iyi organize edilmeyince baştaki insanlar işletme için keza o derecede gerekli olur ki, bunların şu veya bu sebeple işletmeden ayrılması işletmenin durumunun kötüye gitmesine sebep olabilir. İyi organize edilmeyen işletmelerde aynı işi birçok insanlar yapar. Bu sebeple bazı insanların çabası boşa giderken, birçok anlaşmazlıklar, zorluklar ortaya çıkabilir. İyi organizasyonlarda sorumluluk, ödev ve yetki devri kolaylaşır.
İyi organizasyon büyümeyi ve değişik işler yapmayı kolaylaştırır. İşletmelerin büyümesi ve değişik işler yapabilmesi için, iyi organize edilmeleri gerekir.
Teknik gelişmenin uygulanması. Her gün gelişen tekniğin izlen-mesi ve uygulanması ancak iyi bir organizasyon sayesinde mümkün olur.
işletmedeki insan ilişkileri düzenlenmesi. Çalışanlar arasındaki iyi ilişkilerin temini ve sürtüşmelerin önlenmesi ancak iyi bir organizasyonla mümkün olur.
Yaratıcılığı özendirir. İyi bir organizasyon özgür ve yaratıcı dü-şünmeyi özendirir ve yeni yöntemlerin keşfedilmesinde işletmede çalışan-lara bir inisiyatif (kendi kendine karar verme olanağı) verir.
Mahiyeti, nasıl yapılacağı ve faydaları kısaca açıklanan organizasyo¬nun ayırıcı özelliklerini belirlemek gerekir. Örneğin bîr hastane veya bir ticari – sanayi işletme veya bir ordu, bir insan kalabalığından ve bir aileden ne bakımdan farklıdır?
Bazı organizasyon bilginleri, organizasyonların aşağıdaki özelliklerini ortaya koymuştur:
Organizasyonlarda ortak ve devam eden bir çaba vardır. Organizasyonda bulunanlar kendi başlarına ve özgür bir şekilde hareket etmoz. Organizasyondaki insanlar, sonuçları bilinen fonksiyonlara devamlı olarak yönelir Bu çabaların ne olduğu organizasyon dışındakiler tarafından bilinir ve gayretlerin zamanı, günü sınırlanmış değildir. Devamlı olarak bunun mevcut olacağı farz edilmektedir.
Organizasyonlar içinde bulundukları çok daha geniş bir ortamın parçalarıdır. Bunlar kendi kendilerine yeterli bulunan veya kendi kendilerini devam ettiren birleşmeler değildir. Örneğin bir ulusta veya bir ailede olduğu gibi organizasyonlar, biyolojik süreç (process) sonucu değildir.
Organizasyonların sınırları ve çok iyi saptanmış amaçları vardır; bunlar zaman zaman değişir.
Organizasyon ve bunun içinde bulunduğu daha geniş ortam ile daima alışverişler mevcuttur. Geniş ortamdan organizasyonlar bazı şeyler alır ve buna bazı şeyler verir.
Böylece özelliklerini gördüğümüz organizasyonların kurulması, devamı ve yürütülmesi ile ilgili işlere yönetim (idare) denir.
Yönetim ve orıganizasyon konularının akademik araştırılması, çok defa sezgi (içgüdü) ve pratik tecrübeye önem veren pratik yöneticiler için çok teorik olmaları sebebiyle eleştirilmektedir. Fakat şunu daima hatırlamak gerekir ki, her eylemin arkasında bir teori vardır. İnsanlarla ilgili her yöne¬tim kararı arkasında insanların tabiatına dair bir felsefe ya da bir teori mevcuttur.
Acaba bunlardan hangisi birinci gelir: Sezgi mi, teori mi? Tecrübe mi, bilgi mi? Bu sorunun cevabı, tavuk mu yumurtadan, yumurta mı tavuktan meydana gelir sorusunun cevabı kadar zordur. Yalnız şu kadarını söyleye-biliriz ki, bazen pratik tecrübeler önde gider; bunlar bilimsel vak’alar ve pratik örnekler verir; bilgin bunların özelliklerini ve dinamiğini daha sonraki bir tarihte sistematik şekilde anlar. Yönetim bilgisinin gelişmesinde, bir taraftan tecrübelerin, diğer taraftan bilimin, sistematik araştırmanın karşılıklı etkisi olmuştur.
Yönetim bilgisi, yeni gelişmekte olan bir bilgidir. Yakın zamanlara kadar yönetici tecrübelerinin bu bilgideki önemi çok fazla idi. Fakat son zamanlarda yönetim meseleleri, bu bilim kolunda çalışan bilginlerin sistematik araştırmasına konu olmaya başlamıştır. Bu gelişme son yıllarda hızlanmıştır. Bugün, yönetim bilgisi doğa ilimleri gibi gelişmiş değildir. Bu bakımdan bu bilgiye sahip kimseler, bütün yönetim problemlerini kesinlikle çözmek yeteneğine sahip değildir. Şu var ki, bu bilgi, tecrübesiz yöneticiyi hiç olmazsa derhal karar almayarak bir miktar düşünmeye sevk edebilir.
Yönetim bilgisine temel olan insan ilişkileri ve davranışı bilgisi hakkında birçok yöneticilerin tereddüdü vardır. Bunun pek yararlı olmadığı, çok belirsiz, teorik, yumuşak, uygulamaya elverişsiz bulunduğu hakkında yaygın bir kanı vardır.
Bu düşüncelerde bir gerçek payı mevcuttur, insan ilişkilerina dair ilk eser er, vermiş bulunan bilginler, gayeleri ile gözlemlerini ve sonuçlarını kcr.ştırmaktaydı. Eski araştırıcılar yöneticilere aletler vermek yerine, yö-neticinin başında bulunduğu organizasyonu yönetme gücünü daha demok-rat olmak, daha insancıl olmak gibi hislerle kısıtlamayı öğüt vermekteydi. Bundan başka insan ilişkileri bilgisi geleneği, yöneticilere çalışan kişilere, rasyonel olmayan, tam gelişmemiş çocuklar gibi bakılmamasını öğütlüyordu. Bugün, bir taraftan teorik çalışmalar, diğer taraftan uygulamalı çalışmalar yöneticilik san’atını çok daha pozitif bir hale getirme eğilimindedir.
