Dokümantasyon Sorumlusu GENEL BAKIŞ

Dokümantasyon Sorumlusu Kimdir?

Hizmet verdikleri firmaya ait olan bütün bilgileri konularına göre sıralayan ve verileri korumakla görevli olan kişilere dokümantasyon sorumlusu denmektedir. Ayrıca dokümantasyon sorumlusu olan kişiler ihtiyaç duyulan bilgiye en hızlı ve ekonomik biçimde ulaşırlar. Şirketlerin dokümanlarını arşivleme ve korumakla yükümlü olan dokümantasyon sorumluları, dokümanlara erişimden sorumlu olan kişiler olarak ifade edilir. Şirketlerin kayıtlı bilgilerinin düzenlenerek yeniden biçimlendirilmesin, yayınlanmasını hatta yorumlanmasını sürdürürler.

Dokümantasyon Sorumlarının Temel Görevleri Arasında Neler Bulunur?

Dokümantasyon sorumluları sağlıktan finans alanına dek farklı pek çok sektörde görev yapmaktadır. Sorumluların çalışma koşulları yer aldıkları sektöre göre çeşitlilik gösterir.

Ancak genel hatları ile belli görevleri vardır. Bunlar:

• Depoladıkları bilginin ne olduğunu, var olan bilgiye ihtiyaç duyulduğu zaman nasıl ulaşılabileceğini yani bilgilerin kimliğini oluşturma,
• Bilgileri depolama esnasında konularına göre ayırma ve koruma
• Dosya biçiminde yer alan dokümanları dijital ortamlara aktarma,
• Dijital ortama aktarılmayacak dokümanların bakımını yapma,
• Ödünç verilen dokümanların kayıtlarını tutma,
• Değerli dokümanların güvenliklerini sağlama,
• Belgelerin depolama sisteminin çalışanlar tarafından verimli kullanılabilmesi adına eğitim programları hazırlama.

Kimler Dokümantasyon Sorumluları Olabilirler?

Büro yönetimi ya da sekreterlik bölümlerinden mezun olduğunuz zaman, dokümantasyon sorumlusu unvanı ile istihdam edilebilirsiniz. Sağlık kurumlarında aynı pozisyonda çalışmayı dileyenlerinse tıbbi dokümantasyon bölümünden ya da sekreterlik bölümünden mezun olması gerekmektedir. Her iki bölümün eğitimi de 2 sene sürmektedir.

Dokümantasyon Sorumlusu Olabilmek İçin Gereken Eğitimler Nedir?

Büro yönetimi ve sekreterlik bölümünden eğitim alan kişiler; temel bilgi teknolojileri, protokol bilgisi genel işletme, dosyalama ve arşivleme teknikleri, sekreterlik bilgisi, toplantı ve sunu teknikleri ve temel belgeleme hizmetleri gibi dersleri görmektedir. Tıbbi dokümantasyon ya da sekreterlik bölümünü bitirenler ek olarak tıbbi belgeleme, tıp terimleri, temel sağlık ve hastalık bilgisi, sağlık kurumlarında bilgi sistemi gibi dersleri almaktadır.